ERP

Wat is ERP?

Het begrip ERP staat voor Enterprise Resource Planning, waarmee in de regel een computerprogramma ofwel software wordt bedoeld. Dit soort computerprogramma's wordt voornamelijk binnen organisaties gebruikt ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren of de voorraden bij te houden.

Waarbij voorheen veel bedrijven gebruik maakten van verschillende programma’s om hun bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, kunnen in een ERP programma een heel groot aantal processen (afdelingen) worden ondergebracht. Een gevolg van een dergelijk ERP systeem is dat gegevens van bijvoorbeeld klanten en producten (denk aan adresgegevens van klanten) binnen de organisatie slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden, omdat een enkele database wordt gehanteerd. Naast dat de kans op inconsistente data wordt verkleind kan een ERP-systeem veel andere voordelen bieden zoals een efficiëntere manier van werken, betere communicatie en soms zelfs kostenreductie.

Voor- en nadelen

Met behulp van de ERP-software worden alle bedrijfsprocessen, waaronder voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek zodanig met elkaar verbonden, dat alle vergaarde informatie door het hele bedrijf, door iedereen, bruikbaar is. Vroeger had elke afdeling zijn eigen systeem en moest de data in elk systeem opnieuw ingevoerd worden. ERP-systemen zijn vaak goed geïntegreerd waardoor eenmalige opslag van gegevens mogelijk is. Een ingevoerde verkooporder zal door het ERP-systeem onder andere worden verwerkt tot automatisch gegenereerde inkooporders en automatisch geplande personeelsinzet.

ERP-systemen kunnen behoorlijk duur zijn. Omdat ze soms niet naadloos aansluiten op de bedrijfsprocessen moet de software worden aangepast en aanvullende software worden ontwikkeld. Daardoor kunnen de implementatiekosten zeer hoog zijn en dat dure aanpassingsproces zou telkens terug kunnen keren bij iedere volgende release van het pakket. Mogelijke valkuilen van een ERP-systeem zijn meestal gerelateerd aan de implementatie en de organisatie zelf. Organisaties en managers zullen bewust moeten zijn van de grote veranderingen die implementatie van een ERP-systeem met zich meebrengen. Een goed softwaresysteem alleen is niet voldoende, er zal ook aandacht besteed moeten worden aan de werknemers. Als het systeem mentaal niet wordt geaccepteerd kan het bedrijf beter het geld van implementatie besparen. ERP-software is niets waard zonder een juiste implementatie van mensen, gebruiksregels en behoud van functionaliteit. Men spreekt van een goede implementatie als er sprake is van betrokkenheid, supervisie, herkenning en bereidheid om met het systeem te werken.

Selectie

Het aanschaffen van software voor deeltoepassingen was nog betrekkelijk eenvoudig want slechts enkele specialisten binnen het bedrijf hoefden er mee te werken. Er was softwaretechnisch nog geen samenwerking met andere disciplines en ieder kon zijn ‘eigen’ software naar believen inrichten. De communicatie tussen afdelingen bleef ongewijzigd en de kosten en impact op de organisatie waren vooraf goed te overzien. Bij ERP-systemen verandert dat, er ontstaat een strakke samenwerkingsvorm tussen de afdelingen, er moeten vooraf goed doordachte afspraken worden gemaakt anders kan een redelijk lopende informele organisatie veranderen in een te formele organisatie die vergeet waar het eigenlijk om draait: een soepel lopend bedrijfsproces.

Omdat een ERP-systeem zo'n grote invloed heeft op de organisatie, is het verstandig zeer zorgvuldig met de selectie ervan om te gaan en niet over één nacht ijs te gaan. Bij de selectie van ERP-software kunnen de volgende stadia voor komen:

• Onderzoek eigen bedrijfsprocessen.
• Opstellen Programma van Eisen en Wensen (PVE).
• Onderzoek leveranciers.
• Opstellen businesscase.
• Demonstratie.
• Hands-on demo.
• Principebeslissing.
• Contractbesprekingen.

Implementatie

Een succesvol ERP-project kan de productiekosten doen dalen, productietijd verkorten, klantenservice verbeteren, voorraden verlagen, etc. wat kan leiden tot kostenbesparing. Echter dient hiertoe eerst het ERP pakket succesvol geïmplementeerd te worden. Het implementeren van een ERP-pakket is een moeilijk project omdat ERP-pakketten zo omvangrijk zijn. ERP pakketten brengen vaak grote veranderingen van de bedrijfsprocessen met zich mee, echter wordt dit aspect vaak onderschat door organisaties. Uit onderzoek blijkt dat zelfs 40% tot 50% implementatieprojecten van ERP-pakketten mislukken. Ander onderzoek gaat hier zelfs verder in door te stellen dat een project mislukt is wanneer de implementatie het in het projectvoorstel vastgestelde ‘Return on investment’ niet haalt. Vanuit dit oogpunt mislukt 60% tot 80% van de implementatietrajecten. Oorzaken voor mislukken van ERP-projecten zijn o.a.:

• Slechte of onduidelijke strategische doelstellingen,
• Steun van het topmanagement ontbreekt,
• Slecht projectmanagement,
• Eindgebruikers zijn slecht of niet opgeleid,
• Data is onjuist geïmporteerd vanuit het oude IT-systeem.

Contactformulier

Ondersteuning door een ervaren projectmanager is essentieel gezien de grootte en impact van een implementatie. Prolific heeft zeer veel implementaties begeleid en ondersteunt u graag in de mogelijkheden.

Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden van ERP en wat Prolific voor u kan betekenen? Of heeft u een vraag, opmerking of wilt u graag een vrijblijvende offerte aanvragen? Aarzel niet en neem contact met ons op via onderstaand contactformulier. Wij horen graag van u. In het rechterblok vindt u ook andere manieren om ons te bereiken.